Costo de venta: ¿Qué es y cómo se calcula?

Definir el precio justo de tus productos puede lucir como una tarea complicada. Sin embargo, hay algunas pautas contables que debes tomar en cuenta para hacer esta tarea más sencilla. La primera de ellas (antes de poner precio a las cosas) es definir el costo de ventas de lo que ofreces.

¿Qué es el costo de ventas?

En términos mercantiles, el costo de ventas es la cantidad de dinero que costó producir o adquirir todos los artículos que vendiste.

Cada línea de productos tiene un costo de ventas diferenciado, que además va cambiando con el tiempo porque lo que tienes en el inventario se va depreciando a distintas velocidades dependiendo del producto que se trate.

Por ejemplo, la comida se deprecia en cuestión de días, mientras que si vendes rocas, tal vez pase mucho tiempo antes de que se deprecien.

Si estamos hablando de venta de servicios, es lo que te cuesta a ti generar cada uno de los servicios que ofreces a tus clientes.

Aprender cómo se calcula el costo de ventas es fundamental para asegurar la ventaja competitiva de tu empresa en el mercado.

Por un lado, vender por un precio muy bajo puede causarte pérdidas y generar dudas sobre la calidad de tu producto. Por otro lado, un precio demasiado alto puede asustar a algunos clientes potenciales y reducir tus oportunidades de ganancias.

¿Para qué sirve el costo de ventas?

El costo de ventas sirve para descubrir cuánto dinero gastas para producir un producto o entregar un servicio para el cliente. Desde el punto de vista del emprendedor, aprender cómo se hace el costo de ventas es útil para planificar inversiones y tomar decisiones estratégicas.

Además, ayuda a establecer metas realistas para los representantes de ventas y controlar los gastos fijos y variables de la organización.

¿Qué es gasto, costo y precio?

Antes de ver en profundidad qué es costo de venta, vamos a aclarar tres conceptos que suelen generar algunas dudas:

Gasto

Son todos los egresos y desembolsos de la empresa necesarios para producir un bien o servicio. Se considera como una salida de dinero.

Costo

Es el valor necesario de cuánto costará para que la empresa produzca su producto o servicio. Se considera como una inversión.

Precio

Es el valor que la empresa cobrará por el producto o servicio. Se refiere a cuánto el cliente pagará.

Conocer la diferencia entre estos conceptos es clave para entender qué es costo de venta vs. precio de venta y elaborar los cálculos correctamente, en especial para las empresas que están comenzando en el mercado.

¿Qué conforma el costo de ventas?

Antes de seguir, hay que recalcar que este cálculo por lo regular se refiere sólo a los gastos directos y no a los gastos indirectos o eventuales. Este es un asunto a discutir y más abajo lo aclaramos.

En los directos se incluyen todos los costos vinculados al producto. Entre estos están:

• Los costos de almacenaje
• La depreciación de los productos
• Gastos de transportación del producto
• Los impuestos que aplican en cada caso
• Las materias primas con las que se fabricó
• Gastos del papeleo en el caso de materias importadas
• Los gastos generales de fabricación, como costo de mano de obra directa, más la parte proporcional de la nómina de las áreas corporativas y gastos de oficina

Cada producto individual debe tener su propio costo de ventas bien estipulado.

¿Precio de venta y costo de venta son diferentes?

Sí, el precio de venta y los costos de venta son diferentes.

Recuerda que el costo de venta es lo que le cuesta a la empresa poner en circulación un producto. Por su parte, la definición de precio de venta es el valor monetario que un cliente (empresa o persona) pagará por adquirir ese producto.

Para definir el precio de venta se deben tener en cuenta varios costos, entre los más importantes están:

Costos fijos

Los costos fijos son aquellos que no varían de acuerdo con el número de unidades producidas. Por ejemplo, el alquiler de infraestructura, espacios, equipos, etc.

Costos variables

Los costos variables, como sugiere el nombre, son aquellos que varían de acuerdo con el número de unidades producidas. Por ejemplo, la materia prima utilizada para producir el artículo, comisiones otorgadas a los vendedores por trato cerrado, entre otros.

Costos de producción

Estos son costos directamente relacionados con la producción de tus productos o la prestación de tus servicios.

Lo ideal es establecer una relación saludable entre costo y precio, lo cual es un desafío para casi todas las empresas y a menudo se ve afectado por factores externos.

Una crisis económica, la debacle en el consumo de determinado producto, y factores ambientales y políticos impactan en los cálculos y obligan a una revisión permanente de los costos de venta presupuestados.

¿Y qué hay de los gastos indirectos o eventuales?

Para la mayoría de los negocios, estos no suelen considerarse en este costo de ventas, de modo que las inversiones que no tienen un retorno preciso no se incluyen en este cálculo.

Es decir, si tienes un local comercial al que los clientes llegan por sí solos, no es necesario invertir en publicidad, o en promociones, o en estudios de mercado.

Bajo esta lógica, a pesar de que su nombre así parezca indicarlo, no se considerarían en el costo de venta las comisiones, sueldos y bonos variables de la fuerza de ventas, pero sí su sueldo base.

Tampoco la inversión en mercadotecnia o publicidad, o las promociones. Únicamente lo que cada producto que se va a vender costó en sí mismo.

En muchos casos, centrarse sólo en los gastos directos permite llevar una contabilidad clara pues sabes cuánto cuesta por sí mismo cada producto y, a partir de las ganancias, es que decides el monto de inversión para agilizar las ventas.

Sin embargo, hay negocios en los que la promoción o el esfuerzo de ventas forman parte inseparable de la razón de existir de esa industria.

Por dar un ejemplo: en el cine el costo de producir una película es apenas la mitad de su costo de venta, pues el esfuerzo de mercadotecnia puede costar tanto o más que el filme mismo.

O el cálculo del costo de venta de la industria de los seguros, por ejemplo, es complejísimo porque implica considerar la probabilidad de que ocurra un siniestro.

¿Y si mi empresa no vende productos sino servicios?

En el caso de tener una empresa de servicios, los componentes básicos son:

• Materiales
• Gastos fijos generales del despacho, como renta, sueldos y papelería
• Mano de obra, normalmente el costo de las horas laborales de cada persona del equipo

Pero lo mismo: hay empresas de servicios infinitamente complejos, cuyo costo no se resuelve en un artículo como éste.

¿Cuáles son los beneficios de aprender cómo sacar el costo de ventas?

Algunos de los beneficios que las empresas perciben al aprender cómo sacar el costo de ventas son:

Evitar reducción de capital de trabajo

Los recursos con los que tu empresa trabaja son la base de su funcionamiento. Controlar el costo de compra y de ventas, los pagos de los proveedores y clientes, beneficia la salud financiera evitando recortes.

Control de compras e inventario

Regular la existencia de mercancías es fundamental en cualquier proceso de compra y venta. Aprender cómo sacar el costo de ventas facilita el control y actualización de almacén y procesos relacionados, evitando compras innecesarias.

Ayuda a establecer la cuota de ventas

Al aprender qué son los costos de venta de una empresa, también se pueden fijar las metas financieras y posición en relación al mercado.

Contribuye a definir precios

Los costos de la empresa son un factor determinante a la hora de montar la estrategia de precificación. Determinar cuánto cuesta producir o comprar un producto es clave para saber a qué precio se venderá al consumidor.

Permite encontrar el equilibrio financiero

Un costo de ventas presupuestado de forma adecuada le ahorra dos dolores de cabeza a la empresa en relación a los precios.

• Fijar precios muy bajos, lo que puede generar perjuicios financieros y reducción del margen de beneficios
• Fijar precios muy altos que pongan a la empresa en desventaja competitiva y que no correspondan con las dinámicas del mercado

El costo de venta en la contabilidad es una variable fundamental para medir el punto de equilibrio de una empresa, pues permite diseñar estrategias de ahorro, proyecciones y fijar políticas de descuento o promociones.

¿Cómo se calcula el costo de ventas de un inventario?

Una cosa es el costo de ventas de un producto individual y otra, muy diferente, el costo de ventas de un inventario de productos.

El asunto se complica porque además este cálculo se hace a lo largo del tiempo, es decir durante un periodo contable (un día, un mes, un trimestre, un año fiscal).

Si tu empresa es de tipo comercial, la fórmula para sacar el costo de ventas de un inventario por cada línea de producto durante un periodo contable, sería así:

Costo de ventas de los productos al iniciar el periodo
+ Compras netas y gastos de ese lapso
– Costo de ventas de las existencias al finalizar el periodo
= Costo de ventas de ese periodo contable

Es decir, se considera el valor de lo que tenías previamente en inventario o las existencias iniciales. A esto se le suma el valor de la mercancía nueva de esa misma línea que adquiriste durante ese periodo, es decir, las compras.

Por último, se le resta el costo del valor de la mercancía que no se vendió o existencias finales. Lo que te queda es lo que te costó en realidad esa línea de producto durante ese periodo contable.

En caso de las empresas de tipo industrial, la fórmula es un poco más complicada, ya que los bienes producidos tienen un proceso mucho más largo. En este caso la fórmula para sacar el costo de ventas de un inventario por cada línea de producto durante un periodo contable sería:

Costo de ventas de los productos en inventario al iniciar el periodo
+ Costo de producción de nueva mercancía
+ Gastos en ese lapso relacionados a esta línea de productos
– Costo de ventas de la existencia final de mercancías
= Costo de ventas de ese periodo contable

Al igual que en el caso anterior, se considera el valor de lo que tenías previamente en inventario o las existencias iniciales.

A esto se le suma lo que cuesta producir nuevos productos de esa misma línea que adquiriste durante ese periodo, es decir, el costo de producción.

Por último, se le resta el costo del valor de la mercancía que no se vendió o existencias finales. Lo que te queda es lo que costó esa línea de producto durante ese periodo contable.

10 tips para controlar y reducir los costos de ventas

1. Adopta un CRM de ventas para tener más visibilidad de tu pipeline y atraer clientes con intención de compra
2. Revisa constantemente las estimaciones de costos presupuestados
3. Si hay cambios en el presupuesto o las metas no se están alcanzando, toma medidas correctivas lo más pronto posible
4. Monitorea de cerca los procesos de producción y venta e identifica los cuellos de botella
5. Renegocia contratos y valores con los proveedores, o busca nuevos si es necesario
6. Haz acuerdos de pago en la medida que te sea posible
7. Mueve tu oficina a un vecindario más barato o adopta el teletrabajo
8. Estudia técnicas de productividad para hacer más con menos recursos
9. Cambia de servidores locales a computación en la nube para reducir los altos costos de mantenimiento y actualización
10. Automatiza la gestión de procesos relacionados con costos y gastos

¿Qué pasa si hago mal el cálculo del costo de ventas?

No calcular correctamente el costo de venta puede traerte desventajas sobre todo a la hora de fijar precios. Una cifra demasiado alta puede alejar a los clientes que buscan una buena relación costo-beneficio, o bien generar mucha expectativa hacia lo que ofreces o, en el peor de los casos, sacarte del mercado.

Si quieres competir con algo barato, tendrás menos ganancias, la percepción de tus productos o servicios puede dañarse, e incluso puedes perder dinero así nomás.

Aquí puedes leer sobre otros términos fundamentales para la salud contable de tu negocio como: balance general, pasivos circulantes, capital contable, activo circulante, pasivo de largo plazo y  pasivo de corto plazo.