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10 acciones para implementar en tu negocios durante la contingencia del COVID-19

1 abril, 2020

México se ha declarado en estado de emergencia, ¿ya sabes que acciones tomar dentro de tu empresa? El Colegio de Contadores Públicos de México tiene estos consejos para tu negocio.

En la conferencia de prensa del pasado 30 de marzo el Gobierno fue contundente al declarar que las personas debían quedarse en casa. Esto ha obligado a las empresas a considerar medidas para protegerse. 

Ante ello, el Colegio de Contadores Públicos de México, A.C. ha creado un Plan de continuidad del negocio para todo el sector empresarial, no importa el tamaño o el giro, pues este plan puede adaptarse. Aquí te hacemos un resumen de lo más útil.

1. Lee y comparte sólo información real

Recuerda que no todo lo que circula en la red son noticias reales, así que toda información que decidas consultar o compartir debe venir de las fuentes oficiales. ¿Por qué? Esta acción no solo aleja a la sociedad de las fake news, también porque el Plan del Colegio de Contadores Públicos de México, A.C. se basa en las medidas tomadas por los programas oficiales tras esta contingencia.

Sigue las cuentas oficiales de las autoridades federales y locales, y de aquellas que se rodean dentro del sector salud, como: La Secretaría de Salud, el Gobierno de la Ciudad de México. Consulta también el avance mundial a través de la Organización Mundial de la Salud.

2. Forma un equipo para manejar la crisis

Crea un comité de manejo de crisis en donde las personas no titubeen al tomar una importante decisión. Recuerda que estos líderes deben estar al día en temas de salud y economía, tanto a nivel nacional como internacional. Tu comité deberá encargarse de:

  • Preparar una estrategia a corto y mediano plazo.
  • Definir los posibles escenarios y detonadores.
  • Monitorear en tiempo real.
  • Crear un plan de recuperación para retomar funciones.
  • Activa las fases del plan de contingencia y recuperación.

Recuerda que la finalidad de este comité no solo está en tomar en cuenta las medidas oficiales, también debe atender las afectaciones que tengan o puedan tener su personal, sus clientes o sus proveedores.

3. Conoce tus debilidades y aprende de ellas

Dentro de esta contingencia, deberás identificar las vulnerabilidades de tu empresa, esto con el fin de realizar una correcta evaluación del impacto económico. Identifica y actúa sobre los siguientes procesos de operación:

a) Demanda de producto

Cambiar el proceso de producción considerando que la demanda será baja. Lee las cláusulas de contrato con tus clientes por si hay problemas con la producción y trata de negociar bajo las condiciones actuales. No olvides que las ventas previamente realizadas lleguen sin complicaciones para evitar reclamos o devoluciones.

b) Logística

Replantear el tema de movilidad de acuerdo a las limitaciones actuales. Reservar con anticipación las entregas pues la saturación de algunas vías es un hecho que se debe tener en mente, por lo tanto es importante evaluar los costos adicionales que generará.

c) Inventarios y proveedores

Evaluar los problemas con proveedores y si acaso los inventarios que puedan afectarse debido a la lenta actividad. Si las autoridades lo permiten, mantener la operación con sumo cuidado, siguiendo las debidas medidas de salud. Tomar en cuenta la variación de los precios internacionales de los insumos que tu empresa utilice.

d) Tecnología

Operar con normalidad dentro de internet, tomando en cuenta que el personal que trabaje a distancia cuenta con el equipo y material necesario. Revisar con personal capacitado que los equipos cuenten con un software adecuado en temas de seguridad, no queremos que algún hacker se aproveche de esta situación o sea presa de alguna trampa cibernética.

e) Flujo de efectivo y finanzas

Administrar el capital de trabajo maximizando la cobranza. Tomar en consideración los pagos vía nómina y el de ñps proveedores pues sin ellos no se podrá operar. Debe considerarse solicitar algún tipo de crédito bancario, o un apoyo de accionistas o quizás hasta una renegociación sobre una deuda. Además, revisar las pólizas de seguro en caso de fuerza mayor y contactar al ejecutivo de cuenta bancario en caso de cambios dentro del mercado.

f) Talento

Organizar el trabajo a distancia, recordándole al personal que se mantenga en casa. En caso de que lo necesites diseña planes de sucesiones o suplencias.

4. Trabajas con personas, no solo con empleados

Identifica a quienes operan los canales de comunicación interna y verifica que la información compartida por ellos sea de las fuentes oficiales previamente mencionadas. Difunde las acciones tomadas por el Comité de manejo de crisis y asegúrate de que el personal se entere.

La comunicación con el personal debe ser frecuente. Informa sobre las medidas de prevención, los protocolos en caso de contagio y la forma de trabajo a distancia. Toma en cuenta que estás tratando con una persona más que con un empleado. Intenta enviarles información que les ayude con sus familias o sobre los efectos del aislamiento.

5. Mantente y manténlos seguros

La Secretaría de Trabajo y Previsión Social proporciona materiales que te ayudarán sobre las medidas sanitarias en los centro de trabajo. Por ello es necesario que se implementen medidas de seguridad para personal y terceros, por parte del personal médico de tu empresa con el fin de generar tranquilidad entre tu personal.

Entre tu personal y tus visitantes reitera las medias básicas como: el lavado de manos, el uso de gel antibacterial, la forma correcta del estornudo, las medidas de limpieza y el manejo de la basura. Si gustas conocer a fondo las recomendaciones de la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, da clic aquí.

6. ¿Con pijama o con cubre bocas?

No expongas a tu personal, pues de nada servirá que tu empresa cuente con los protocolos de higiene correcto si tus empleados usan el transporte público. Mejor identifica si las actividades pueden realizarse desde casa, y como dijimos antes asegúrate de que tengan el equipo tecnológico correcto para operar correctamente.

En caso de que algunas actividades sean forzosas de realizarse dentro de la empresa, vigila que los protocolos de sanidad operen correctamente, quizás sea conveniente cambiar la jornada laboral, o adelantar vacaciones con el fin de reducir presiones financieras. Sea cual sea su decisión, asegúrate de que no se transgreda ninguna de las leyes laborales.

7. Relaciones públicas honestas y sin pánico

Verifica que la información compartida hacia tus clientes y proveedores sea honesta, clara y libre de pánico. Evalúa que los canales de comunicación que tienes sean eficientes; reporta la situación que vives ante tus accionistas e inversionistas; comprométete con tus clientes, averigua qué les preocupa y avisa los cambios que recaerán sobre ellos y prevé posibles riesgos legales.

8. Todos atentos a los cambios fiscales

Como sabrás, ya se han tomado medidas fiscales ante esta contingencia, así que mantente informado con la conferencia matutina en caso de que la autoridades realicen cambios que le conciernan a tu empresa. Si los estímulos fiscales son otorgados por las autoridades, tu empresa deberá implementar alguno de esos beneficios.

No olvides consultar también cómo algunas dependencias de gobierno han cambiado sus trámites vía electrónica, averigua las fechas y horarios y comparte la información con tu personal.

9. Imagina tu peor escenario

El Colegio de Contadores Públicos de México, A.C. recomienda que se revisen los siguientes 2 efectos económicos negativos que esta pandemia pueda generarle a su empresa:

Desempeño financiero. Cuando por un lado mientras las ventas quizás disminuyen, por el otro aumentarán los gastos de transporte, insumos y del material de operación. 

Estructura financiera. Ocurre cuando por tomar precauciones ante esta contingencia se hace imposible seguir operando, o si el capital que tiene es insuficiente.

Toma las medidas necesarias para prevenir esta situación, mantenerse a flote y atender los daños.

10. Toma nota de todo

Los retos que te presente la pandemia actual deberán convertirse en medidas de protección para el futuro. Cuando todo esto haya pasado, deberás actualizar tus manuales de crisis; incorporar protocolos de emergencia; prevenir escenarios con tus clientes y proveedores para la reestructuración de las actividades; replantear las medidas de trabajo y las soluciones digitales con el fin de mejorar los procesos de producción ante la crisis y sobre todo revisar las cláusulas de contrato en caso de que se presenten riesgos legales.

Las medidas recomendadas por el Colegio de Contadores Públicos de México, A.C., están diseñadas para reducir los posibles riesgos a los que se enfrente tu empresa y todos los involucrados. Este no es solo es un plan de acción, también es un plan para que en el futuro se tomen las medidas correctas.

 

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