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3 factores que te dirán si es momento de automatizar un proceso en tu negocio

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18 octubre, 2018

Dar el salto al mundo digital es uno de los momentos más importantes de un negocio. Nuestro columnista Jorge Patrón nos dice en qué factores debemos fijarnos antes de automatizar o digitalizar un proceso.


La necesidad de mejorar continuamente nuestros procesos seguramente puede llevarnos a pensar en “digitalizar” o “automatizar” algunas funciones del día a día.

El día de hoy en nuestros trabajos y actividades, seguramente ya usamos herramientas que nos llevan al mundo digital. Existen muchísimas aplicaciones que podemos utilizar para gestionar tareas, recordatorios, calendarios, elaborar y dar seguimiento a presupuestos, bancas electrónicas, lectores de documentos electrónicos, almacenamiento de documentos en la nube, identificación de rutas, etc. Como clientes quisiéramos que hubiera una app o página web para muchos de los servicios que hoy contratamos. Como empresarios quisiéramos que la misma facilitara el acceso de nuestros servicios a los clientes, que lo agilizara, lo hiciera menos costoso y masivo.

Si estás pensando en dar el salto a lo digital, hay algunos factores en los que debes poner atención:

    1. Conocer el objetivo del proceso que vamos a digitalizar

Cuando un proceso que impacta a nuestros clientes  lo queremos llevar al terreno digital, debemos estar seguros de que conocemos muy bien nuestro objetivo, y tener información suficiente del mismo. Con esta combinación podemos tomar mejores decisiones sobre qué y cémo automatizar.

Al saber qué funciones son las que necesitamos llevar a un terreno digital, para lograr una mejora en el proceso, o bien, una innovación en el mismo, podemos tener mayor claridad en qué herramientas existentes utilizar o en caso necesario, qué herramienta, app, o función web vamos a necesitar desarrollar.

    2. Digitalizar todo el proceso, no solo un paso

El reto está en lograr digitalizar un proceso completo, para que tengamos mejor control sobre él, conozcamos su estatus en tiempo real, veamos el volumen de actividad del proceso, etc.
Por ejemplo, difícilmente puedo imaginar que estés leyendo estas líneas impresas en papel. La redacción, edición, publicación y lectura de este articulo se realizó utilizando herramientas digitales que facilitan y agilizan su producción y entrega del mismo a su audiencia.  Se puede dar un seguimiento a cada una de las actividades anteriores para asegurar su publicación en tiempo. Además, al publicarlo se puede tener información del número de lectores.

    3. Pensar en el mensaje que enviamos

Siguiendo el ejemplo anterior, si la redacción del documento la hubiera entregado escrita a mano, estoy seguro que la edición se hubiera complicado un poco, lo mismo pasaría de la edición a la publicación. Se rompería la cadena digital. Por lo tanto, si pensamos en un conjunto de operaciones relacionadas, y una a una vamos integrándolas a la cadena digital, el beneficio sería mayor. O en otras palabras, si solo digitalizamos funciones aisladas, es probable que no notemos un cambio importante, y se corre el riesgo de enviar el mensaje a nuestro personal de que la digitalización no es la mejora que buscamos.

Sigue leyendo cómo la información puede ayudarte a crear valor en tu negocio.


Negocios Inteligentes es un medio plural que admite puntos de vista diversos. En tal sentido, la opinión expresada en esta columna es responsabilidad sólo del autor.

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18 octubre, 2018
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