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4 herramientas tecnológicas para hacer home office para la cuarentena (y después)

5 apps indispensables para hacer home office
30 marzo, 2020

El home office no es tan sencillo como pedirle a tu gente que se conecte por internet en casa y hacer videollamadas. Tú necesitas estas herramientas para que en este aislamiento, tu negocio no entre en crisis.

Los centros de trabajo que en la cuarentena han implementado el home office, ya se dieron cuenta del lío en que se metieron al mandar a los empleados a trabajar en casa. El salto de la oficina al hogar no es tan sencillo como pedirle a tu gente que se conecte por internet desde ahí y hacer videollamadas. Implica detalles tan simples como asegurarte que los empleados tengan buena conectividad en casa (a veces no la tienen; a veces ni computadora), hasta cosas mucho más complejas, como garantizar que los hackers no aprovechen la brecha de seguridad en los sistemas caseros y comprometan la operación de tu empresa. (¡No digamos ya mantener la productividad, la cohesión y la motivación en tus equipos de trabajo! Esas ya son palabras mayores.)

Nos guste o no esa medida, estos tiempos exigen responsabilidad de todos para combatir la propagación del coronavirus. El 16 de marzo la Cámara de Comercio Internacional y la Organización Mundial de la Salud publicaron un comunicado conjunto en el que acordaron emitir información eficaz y orientación específica para el sector empresarial. En ese comunicado recomiendan llevar a cabo preparativos esenciales como limitar los viajes de negocios y la conectividad física, así como implementar medidas como home office.

Si ya estás usando el home office en tu negocio o quieres hacerlo, te traemos algunas herramientas para facilitar el cambio.

1. Primero lo primero: la seguridad

Por eso, ni modo, invertir en seguridad es algo básico antes de implementar home office. Aquí puedes revisar una lista de los cinco mejores antivirus de 2020.

2. A distancia se puede trabajar en equipo

Trello es una herramienta para manejar proyectos grupales.  Aunque inició como una herramienta destinada para los desarrolladores de software, es tan versátil que ha sido adoptada para varias industrias. En unos cuantos años, se ha convertido en una de las más usadas a nivel profesional.

Básicamente, Trello consiste en un tablero para tareas pendientes o terminadas. En él, cada miembro del equipo puede añadir comentarios, documentos, fechas o lo que sea para profundizar en la información de cada tarea. La idea es mantener un orden claro del proyecto que cada miembro puede revisar fácilmente.

Pros:

  • La versión gratuita es muy completa.
  • Es muy fácil de usar. Su diseño es más parecido al de una app, por lo que  la interfaz es más simple e inmediata.
  • Es muy fácil visualizar el avance del proyecto y las tareas pendientes.
  • Se puede encargar una tarea a un miembro en específico del equipo.
  • Se puede usar desde computadoras, tablets y smartphones.

Contras:

  • Es mejor utilizarla para equipos pequeños. Si mucha gente se une a un proyecto y añade información, no es tan fácil mantener el orden.
  • En la versión gratuita no hay mucha memoria permitida para los documentos adjuntos.

3. Zoom

Actualmente, Zoom es una de las herramientas para videoconferencias más utilizadas tanto en empresas como en escuelas. Zoom es una plataforma que combina videollamadas y chats grupales. Es conocida por la calidad del video y audio de sus conferencias, así como por la facilidad de uso.

Otra ventaja de Zoom es que es compatible para Mac, Windows, Android y iOS. En el ámbito empresarial, Zoom se utiliza para seminarios web, juntas, demostraciones, conferencias y entrenamiento de personal. Por último, tiene versiones gratuitas y premium, pero la versión gratuita es suficiente para cualquier pequeña y mediana empresa.

Pros:

  • La versión gratuita contiene las herramientas necesarias para pequeñas y medianas empresas.
  • Gran calidad de audio y video.
  • Permite compartir pantalla para enseñar puntos específicos, al tiempo que sigues viendo a todos los participantes.
  • Fácil de usar.

Contras:

  • Normalmente, la versión gratuita solamente permite juntas de 40 minutos. Al final está bien, porque no hay nada peor que una junta que se eterniza; aunque en esta cuarentena la han dejado abierto el límite de tiempo y puedes estar conectado durante mucho tiempo.
  • La versión gratuita no permite grabar las videollamadas.

4. Google Hangouts Meet

Esta plataforma de Google es una de las más utilizadas para el home office a nivel mundial. Se trata, básicamente, de una plataforma de mensajería y videoconferencias para equipos.

La principal ventaja de este sistema es que está conectado con todas las herramientas de Google. Es decir, tiene acceso a los calendarios, documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc.

Pros:

  • Disponible para Android y iOS.
  • Tiene conectividad con otros servicios en la nube de Google. Así, todo el equipo puede ver y trabajar en los mismos archivos al mismo tiempo.
  • La versión gratuita permite hacer videollamadas con hasta 100 personas o crear chats de 150 personas sin audio y video.
  • Debido al coronavirus, Google liberó varias funciones de la versión de pago al público en general hasta el 1 de julio.
  • Tiene un curso introductorio listo. Aquí puedes ver todas las lecciones.

Contras:

  • La mayoría de las funciones de seguridad como contraseñas, control de archivos, etc. solamente se encuentran disponibles a partir de la versión de pago.
  • El almacenamiento está limitado a 30GB.

Probablemente esperabas ver otras apps populares como Slack o Asana en esta lista. El problema es que, por lo menos en las versiones gratuitas, estas apps ofrecen menos servicios que las que incluimos. Así, por ejemplo, varias funciones de Slack pueden encontrarse en Hangouts o Trello, pero sin las dificultades como mensajes que se borran en 14 días. El caso de Asana es lo contrario: la app ofrece demasiadas posibilidades, especialmente para un equipo pequeño, por lo que es muy díficil usarla correctamente.

 

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