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8 consejos expertos para mantener unido y productivo a tu equipo en home office

31 marzo, 2020

Te traemos algunos consejos para que la gente de tu empresa no se vuelva loca, y siga trabajando adecuadamente, aunque desde casa, durante esta temporada de home office obligatorio.

Ayer por la noche se declaró una emergencia sanitaria por fuerza mayor. El artículo tercero de este decreto establece que el sector privado debe adoptar modalidades de teletrabajo, trabajo a distancia o análogos, sin que las actividades de sus trabajadores impliquen un acto presencial.

Básicamente, ya es obligatorio el home office. Por eso, te traemos algunos consejos para mantener la productividad y motivación en tu equipo de trabajo.

1. Lo más importante (siempre): la comunicación

La comunicación es la base para el trabajo remoto. Específicamente, saber qué se espera y se necesita de cada empleado en cada fase del trabajo. Así, todos saben exactamente qué deben hacer. Esto se trabaja con una comunicación constante. Es decir, se deben establecer objetivos diarios.

De acuerdo con Barbara Larson, una investigadora de trabajo remoto de Northeastern University en Boston, el día debe empezar con una plática entre el empleado y el jefe, y debe terminar de la misma manera. De esta forma de establecen los objetivos y se evalúan al final del día. Larson también recomienda que esta comunicación se haga a través de videollamadas, pero en general, cualquier tipo de comunicación funciona.

2. Si quieres hacer teletrabajo, invierte en herramientas

El requisito básico es una buena conexión a internet. Obviamente, todo el trabajo que hagas depende de esto. Después de esto, tal vez deberías considerar en invertir en algunas herramientas tecnológicas.

Por ejemplo, un estudio encontró que tener dos monitores aumenta la productividad 25%. Tener tres la aumenta en 35%. Para tener un equipo así en tu casa, vas a tener que invertir, pero el incremento de productividad vale la pena. Después de esto deberías invertir en seguridad, especialmente si en tu trabajo manejas información importante sobre clientes.

Por el lado de las empresas, hay varias herramientas y apps que pueden ayudar a mejorar el trabajo en casa. Aunque hay versiones gratuitas, las de pago ofrecen los mejores servicios. Al final, esta inversión es necesaria para mantener la productividad durante el home office.

3. El home office es un trabajo real

Se debe tratar el teletrabajo y el trabajo en la oficina con la misma seriedad y compromiso. En la práctica, esto empieza con crear un espacio específico en casa para trabajar. De acuerdo con Larson, no designar una oficina dentro de tu hogar puede disminuir la productividad. Entonces, se debe crear un espacio cómodo, separado, sin distracciones en el que se pueda trabajar.

Además, esto ayuda a separar el tiempo de trabajo del tiempo de relajación. Esto es muy importante si el trabajador vive con otras personas, para que respeten su horario. Otros expertos también recomiendan vestirse para trabajar como si se fuera a la oficina. Todo esto le da más seriedad al trabajo.

4. Aunque todos estén aislados, hagan fiestas

Este punto es especialmente importante durante el coronavirus. Si no te has dado cuenta, la idea es que no debemos salir de nuestras casas (y tú tampoco). Esto, obviamente, genera aislamiento. De acuerdo con un estudio de 2019, la soledad es la mayor desventaja para los empleados que practican teletrabajo y, en estos días de cuarentena, se pone peor.

Por eso, Larson recomienda incluso algunas prácticas poco convencionales. La idea es mantener un poco la apariencia de normalidad. Larson propone fiestas virtuales a través de videollamada para mantener la convivencia. También se deben celebrar cumpleaños y mantener las conversaciones casuales que hubieran tenido en el área de fotocopias… sólo que ahora por chat.

5. Ofrece reconocimientos y facilidades

Para los patrones, uno de los mayores problemas con el home office es la motivación. Algunos especialistas recomiendan ofrecer capacitación en línea como reconocimiento. Esta es una buena manera para mantener la motivación.

Un estudio encontró que el 40% de los trabajadores que no reciben capacitación en su primer año de trabajo renuncia. Así, las empresas que ofrezcan estos reconocimientos se aseguran de dos cosas: por un lado, crean un objetivo para los empleados; por el otro, evitan perder su fuerza de trabajo. Este punto es especialmente útil para trabajadores que viven en otras ciudades y no tienen contacto físico con la empresa.

6. Cuando acabas, acabas

Uno de los principales problemas que los trabajadores enfrentan en este esquema es cuándo desconectarse. Algunos siguen trabajando mucho más tiempo del que trabajarían en una oficina. Esto hace que, poco a poco, se pierda el balance entre la vida privada y la profesional.

Para evitar esto, se debe establecer una pauta que se siga siempre. Básicamente, esto se puede solucionar estableciendo un horario y respetarlo a rajatabla. Después de eso, el trabajo del día terminó y ya no hay razón para volver a trabajar.

7. Descansar es descansar

Varios expertos recomiendan tomar descansos a lo largo del día para mantener la concentración. Cuando se trabaja desde casa, estos descansos son incluso más necesarios.

La Técnica Pomodoro es una de las más usuales en el trabajo a distancia. Básicamente, trabajas durante 25 minutos y tomas un descanso de cinco minutos. Haces este ciclo cuatro veces. En la cuarta, tomas un descanso de 20 minutos. Lo bueno es que existen miles de apps para tomar el tiempo de trabajo y descansos.

8. Evalúa el éxito de esta estrategia

Tal vez tu negocio solamente quiere implementar home office por el coronavirus. Pero, en una de esas, es un éxito que se puede traducir al día a día de la empresa. Entonces, debes tener un sistema de evaluación tanto para la empresa como para los empleados.

Desde el lado del negocio, se deben evaluar estos puntos:

  • Recortar costos.
  • Más productividad.
  • Menos ausentismo o renuncia de empleados.

Desde el lado de los empleados:

  • Menos estrés.
  • Más satisfacción.
  • Balance entre vida laboral y personal.
  • Más productividad.

Con estos parámetros es más fácil decidir si el home office es un éxito o un fracaso en tu negocio.

 

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