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Cómo eliminar las tareas que solamente te quitan tiempo

Cómo eliminar las tareas que solamente te quitan tiempo
3 enero, 2020

Cada día, terminamos haciendo tareas que aportan poco y nos quitan mucho tiempo. Pero hay formas de eliminarlas para enfocarnos en lo más importante. Te decimos algunas de ellas.

En algún momento del día, te das cuenta de que has estado trabajando en tareas que, en realidad, no importan. Puedes ser cosas poco productivas o tediosas, pero, al final, no estás trabajando en lo que tenías planeado. Alguna vez te dijimos sobre el principio de Pareto o la ley de 80/20. La ley dice que 20% de nuestro esfuerzo es responsable del 80% de los resultados que obtenemos. También funciona al revés: en algunos casos, el 80% del esfuerzo realizado solo consigue 20% de resultados.

Es decir, a veces nos alejamos del trabajo que sí da resultados para hacer cosas que solamente quitan tiempo. Aquí te damos algunos consejos para eliminar esas tareas de poco valor en tu rutina diaria.

Crea prioridades

El primer paso es decidir qué tipo de tareas valen la pena. Para esto, se puedes crear tres categorías, cada una con una prioridad diferente.

  • En la primer categoría están todos los trabajos que debes eliminar del día a día. Esto puede incluir formas de trabajo arcaica que solamente quitan tiempo; lo que alguien más te dejó porque no supo hacerlo; procesos que nadie ha revisado, entre otros aspectos.
  • En la segunda categoría está lo que le agrega valor a tu día. Es decir, las tareas de las que no puedes alejarte bajo ninguna circunstancia.
  • Por último, están las tareas que generan impacto a largo plazo. Se trata de proyectos o trabajos en equipo que ayudarán a cambiar las cosas en el futuro, pero a los que no les dedicas tiempo todos los días.

Eliminar y delegar

Cuando están identificadas las prioridades, es más fácil saber qué se debe eliminar. Entonces, la primera categoría, donde está todo el trabajo que no aporta nada y quita tiempo, debe ser eliminada por completo de tu rutina.

Después, la idea es delegar el trabajo que no puede ser eliminado. Para este paso, hay que saber qué tareas sí deben hacerse, pero no por ti. Cuando delegues estas tareas, asegúrate de que el miembro del equipo que tendrá que hacerlas tiene los conocimientos y recursos necesarios.

Asegúrate de que se mantenga así

A veces, el trabajo de poco valor no depende de ti. Es decir, alguien más decide que debes hacerlo. Por eso, es importante hablar con todos los involucrados para garantizar que esas tareas que no aportan se mantengan en un mínimo.

En la práctica, esto significa hablar con los jefes o miembros del equipo. Por ejemplo, si una de tus actividades rutinarias no aporta nada y quieres eliminarla, debes hablar con ellos para que entiendan por qué quieres hacerlo, cómo te beneficiará a ti y a ellos, y qué harás con ese tiempo. La idea es que todos entiendan por qué es conveniente hacerlo de esta manera.

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3 enero, 2020
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