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Cómo implementar “Inteligencia de Procesos” en tu empresa

6 marzo, 2019

No se nace con esta inteligencia; se trabaja

Cuando queremos generar mejoras en nuestras empresas, mejores resultados, menos gastos, es necesario comprender muy bien nuestra operación, procesos de negocio y que éstos sean utilizados correctamente por el personal. Fácil, ¿no es así? Pero lograr que tus equipos lo comprendan cuesta mucho.

Aquí un ejemplo de cómo generar esta comprensión.

A lo largo de 10 años, en la empresa que dirijo, VíaProcesos, hemos desarrollado más de 100 proyectos para diferentes compañías. En cada uno de ellos, el primer paso que llevamos a cabo en cada uno de ellos es un análisis de procesos.

Durante este análisis, conocemos detalladamente las actividades de toda la empresa. En algunos procesos, hacemos acompañamientos paso a paso, para conocer a profundidad algunas situaciones. Revisamos la información que se genera en cada proceso, qué se hace con ella, qué información se va perdiendo en el tiempo, qué indicadores manejan, quién los supervisa y qué decisiones se toman con ellos, entre otras muchas cosas.

Como parte del resultado del análisis, los ingenieros de procesos encargados del análisis, centralizan la información recopilada de un pequeño lapso de tiempo y pueden entender el porqué de muchas situaciones. Por ejemplo, por qué un ejecutivo de venta tiene un mejor resultado que otro, cuánto tiempo efectivo se le dedica a sus procesos, por qué los pedidos de un proveedor tienen más problemas que otros, por qué una sucursal tiene mayor tráfico que otra, a qué se deben algunos retrasos administrativos. Todo desde el punto de vista de los procesos.

Al finalizar el diagnóstico, se cuenta con un conocimiento muy profundo de los procesos, interacciones entre ellos, información que generan, resultados de indicadores, para continuar con las siguientes etapas del proyecto en búsqueda de mejores resultados.

La información anterior se utiliza para conectar puntos identificados, buscando que los procesos y la información fluyan de manera más eficaz. Al mismo tiempo, se definen “puntos de control”, los cuales se puedan supervisar constantemente. Estos puntos de control son posteriormente auditados, para asegurar que el proceso sigue cumpliéndose correctamente y/o mejorándose en el tiempo.

Lo anterior, genera información a Dirección, al cuerpo directivo de las organizaciones, a las área de control de procesos y empleados, para toma de decisiónes más oportunas y mejora de resultados, con o sin el uso de sistemas informáticos que conecten sus procesos, ni alguna tecnología nueva.

Ahora bien, ¿qué pasaría si esa centralización de información temporal que se genera del análisis del ingeniero de procesos, se apoya de algunos sistemas y tecnologías, y éstos se integran a los procesos? El volumen de información que se analiza sería mucho mayor, la información estaría de manera inmediata a disposición de quien la necesite, además de que se podría agrupar y relacionar con otros datos en casos necesarios de manera mucho más sencilla o automática. Además, los procesos podrían estar conectados y generar indicadores en tiempo real.

La centralización de información ya no sería temporal, sino las empresas podrían análizar su data y procesos constantemente, y no depender solamente de reportes semanales, resultados al cierre de mes o reportes de producción terminada.

Al comprender las relaciones entre los indicadores financieros que generalmente observamos, y los indicadores y datos generados por nuestros procesos en tiempo real, tenemos la capacidad de adoptar de forma inmediata medidas oportunas y concretas para la mejora de resultados. A esto me refiero con “inteligencía de procesos”.

En varias de las anteriores columnas, hablamos sobre los cambios que se estan generando al tomar control de la información y de los datos que se generan en el día a día en nuestras empresas. Si no los has leído o no los recuerdas, aquí los puedes ver:

Así puede ayudarte la información a generar valor en tu empresa

¿Qué significa “tomar el control” de tus empleados y tu negocio?

Tres momentos que te dirán si es momento de automatizar un proceso en tu negocio

¿Estás llevando la Industria 4.0 a tu empresa?


Puedes encontrar a Jorge Patrón en Twitter @JorgePatron o en la página de su compañía: viaprocesos.com



Negocios Inteligentes es un medio plural que admite puntos de vista diversos. En tal sentido, la opinión expresada en esta columna es responsabilidad sólo del autor.

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