La contabilidad es la disciplina que permite reflejar la actividad económica de un negocio. Se basa en un conjunto de procedimientos estandarizados: como cálculos matemáticos, estadísticas, gráficos o registros numéricos a fin de ordenar y establecer todos los movimientos de una empresa.
En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros.
Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, siempre en cumplimiento de la normativa vigente.
¿Para qué sirve la contabilidad?
El objetivo de la contabilidad es proporcionar información de confianza sobre los resultados de una empresa obtenidos en un periodo de tiempo determinado.
Asimismo, existen cuatro propósitos fundamentales de la contabilidad:
- Documentación: Sirve para tener todo organizado, saber de dónde vienen las entradas y salidas de dinero o capital de la empresa
- Declaración e información: Es importante declarar e informar a las autoridades fiscales de cada uno de estos movimientos, ya sea a final del ciclo contable, del trimestre o cuando sea requerido
- Control: Es importante tener un control de estas entradas y salidas de dinero para poder llevar un seguimiento de lo que se conoce como presupuesto, es decir, cuánto dinero hay disponible
- Disposición: La contabilidad sirve para asegurarse de que el dinero está en el lugar correcto, en el momento correcto y que la empresa tenga completo acceso a él
De esta manera, la contabilidad puede tener un carácter interno para que la empresa sepa en qué situación económica se encuentra, o externo, para proveer con información a aquellos que la necesiten.
Objetivos de la contabilidad
El primero es el cálculo del tiempo, es decir, contabilizar de manera cronológica los cambios e incrementos de activos y pasivos en una empresa.
En segundo lugar, la empresa debe documentar cada una de sus transacciones financieras y declararlas, cada que sea necesario, a las autoridades fiscales correspondientes.
La representación de las cuentas es el tercer objetivo, pues se deben mostrar los números obtenidos en un periodo de tiempo a aquellos que lo necesiten, por ejemplo, a los inversionistas.
Finalmente, uno de los principales objetivos de la contabilidad es mantener el balance inicial, por el cual cada entrada y salida de dinero que es registrada es usada para mantener un balance económico.
Por lo tanto, la contabilidad es fundamental para cualquier empresa, ya que permite:
- Tener conocimiento y control absoluto sobre el negocio
- Mejorar la toma de decisiones e ir siempre un paso adelante
- Entender el pasado, el presente y prever el futuro de la empresa
- Administrar mejor el efectivo, los inventarios, las cuentas, los gastos y los pasivos
- Conocer cuánto tenemos, cuánto ganamos, cómo lo ganamos y en qué lo gastamos
Conceptos básicos de contabilidad
- Activos: Recursos o bienes de valor que posee una empresa como resultado de sus transacciones. Por ejemplo: inventario y cuentas por cobrar
- Pasivos: Las obligaciones y deudas que una empresa tiene con proveedores, bancos, prestamistas u otros proveedores de bienes y servicios. Por ejemplo: préstamos y cuentas por pagar
- Ganancias o ingreso: Dinero ganado por la empresa mediante ventas o prestación de un servicio
- Gastos: Fondos que salen de la empresa para pagar bienes o servicios. Por ejemplo: servicios públicos y salarios
- Capital: Valor residual correspondiente a la participación de un propietario en una empresa, tras haber deducido todos los pasivos. Por ejemplo: existencias e ingresos acumulados
¿Cuántos tipos de contabilidad existen?
La contabilidad puede ser clasificada en función de su naturaleza, tipo de actividad económica o del campo en que se aplica. Por ello, dependiendo del criterio utilizado tenemos:
- Teoría contable: Conjunto conformado por reglas, normas, principios, técnicas, procedimientos, criterios e instrumentos que son la base de la contabilidad
- Proceso contable: Conjunto de pasos que forman parte del desarrollo para el cumplimiento de las metas que tiene una entidad, los cuales son: sistematización, valuación, procesamiento, evaluación y por último el resultado en información
Asimismo, la contabilidad se clasifica según el rubro donde se emplea:
Contabilidad matricial
Emplea matrices para facilitar de manera más simple en filas y columnas de debe y haber en sus libros.
Contabilidad bancaria
Tiene manejo de distintos fondos empresariales, prestamos, títulos, bonos, distinto tipo de monedas. También trabajan con modelos econométricos que establecen variables del mercado, por ello se hacen rigurosos controles de contabilidad para evitar errores.
Contabilidad nacional
Se refiere a la contabilidad del llamado «presupuesto de Estado». La declaración económica de una nación requiere preparación, discusión y aprobación del poder legislativo.
En este caso, el control está regido por un tribunal de cuentas donde todos los años se dé a conocer saldos presupuestarios, financiaciones del gasto público, impuestos directos e indirectos, así como ingresos fiscales, ejemplo el I.V.A. (Impuesto sobre el Valor Añadido).
Contabilidad financiera
Comprende el excedente bruto de exportación, valor añadido, margen comercial, capacidad de autofinanciación, recursos, activos, pasivos, amortización, solvencia de la empresa, ratios financieros, de factores de producción y del ciclo de explotación.
Contabilidad de costos
Puede estar unida a la contabilidad empresarial y/o financiera abarcando todo lo interno de la empresa, como materiales, salarios e instalaciones.
Sirve para confeccionar los datos de producción, inversión, compra de mercancías, cargas sociales, gastos financieros, amortizaciones y provisiones del año en curso.
También incluye las subvenciones, como cifras de negocios, renta de capitales prestados y obligaciones sobre otras empresas. Esto lleva a un resultado de beneficio o perdidas, el resultado neto de la empresa.
Contabilidad empresarial
Incluye cálculos de costos, gastos, ingresos, producción del ejercicio, gastos o ingresos extraordinarios como sanciones fiscales, de explotación, financieros, pérdidas y ganancias por tipo de cambio.
Contabilidad planificadora
Es la que tiende a ver los posibles cambios positivos dentro de la empresa y en el medio que esta está posicionada. Además, se encarga de ver a futuro la manera de expansión. Sus temas a tratar son: planificación de ventas, optimización, nuevos recursos, marketing, costos de los mismos.
Se enfoca en seguir los números de producción, realizar un plan de costos, un plan de suministros, posibilidad de ampliar el margen, un plan de financiación interna y para incentivo de consumo.
Es importante señalar que, de todos los tipos de contabilidad que existen, las empresas están obligadas a llevar una contabilidad de doble entrada, también conocida como sistema de partida doble.
Esta se basa en que no hay deudor sin acreedor; por lo tanto, en cada asiento contable intervienen, al menos, dos cuentas contables: una por el debe y otra por el haber, es decir, pérdidas y ganancias. Y la suma de las partidas registradas en un lado debe coincidir con la suma total del otro.
