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El ABC de las reuniones virtuales. 6 consejos para que no sean un desastre

17 abril, 2020

En tiempos de coronavirus las videollamadas ya son parte de nuestra rutina diaria, pero también son lo más cercano al infierno en casa si no sigues estos consejos

Bajo el llamado a “quedarse en casa” le has pedido a tus empleados trabajar de manera remota y quedaste en que tendrían reuniones virtuales periódicamente. Primera pregunta, ¿de verdad estás seguro de que todos están listos para una reunión virtual?

Las videoconferencias tienen su propio código de conducta aunque no lo parezca, y es que estar sentado desde casa podría generar dudas como hacia dónde mirar, cuándo hablar, cómo enfocarse, en resumen cómo hacer que todos estén en la misma sintonía.

Los que leerás a continuación son recomendaciones para hacer de tus reuniones virtuales todo un éxito.

1. Conviértete en un experto de la tecnología

O bueno casi un experto. De acuerdo con el sitio web Mega Meeting, los errores tecnológicos más frecuentes a la hora de realizar una videollamada se encuentran en las pantallas de mala calidad, en las redes de comunicación lentas, en las interfaces poco atractivas o en la insuficiente capacidad de procesamiento. Un error así podría interpretarse como que la persona en cuestión no tiene experiencia o preparación en el plano tecnológico. 

Para evitar esos juicios conéctate a la reunión momentos antes de la hora acordada y verifica que todos los elementos estén en orden para evitar problemas de conexión durante la junta. Cuando termines asegúrate también de haberlo hecho correctamente. Si llegaras a surgir alguna falla técnica puedes contactar el sitio web de la aplicación o de la marca de tu ordenador para resolver tu problema.

2. Prepara la producción

La importancia de la luz va más allá de las selfies. En una reunión necesitas que todos puedan ver tu rostro, así que lo ideal es que te sitúes en un sitio donde la luz esté frente a ti, ya que si la luz está detrás será muy difícil que vean tu cara. Si no encuentras un buen lugar, entonces apóyate con una lámpara y ponla junto a tu lado.

El espacio que elijas es sumamente importante. Si cuentas con un estudio en tu hogar aprovéchalo. Pero si para la reunión te sitúas en la mesa de la cocina o en tu habitación y eso te preocupa, de una vez te diré que tampoco es necesario que redecores. Para ambos espacios basta con que el espacio a la vista esté limpio y en orden, también  verifica que no salga a la vista ningún artículo personal que desees mantener en privado o te resulte vergonzoso.

3. Sal de la cama, báñate y vístete

No te pedimos que vistas de gala pero tampoco te permitas unirte a la conversación en pijama. Es más, rige tu vestuario bajo las políticas de tu empresa. De acuerdo a las declaraciones para CNN de Jacqueline Whitmore, experta en etiqueta de negocios y fundadora de The Protocol School, debes adaptar tu apariencia a las personas con las que estás trabajando. Pero si te vas a reunir con un cliente nuevo o potencial, entonces Whitmore recomienda que te tomes el tiempo de crear tanto un buen fondo como un buen vestuario.

4. Busca unos buenos audífonos

Aunque tratemos de controlar todo el ruido posible, siempre habrá algo de fondo que salte sin previo aviso. Es por ello que necesitas buscar unos audífonos con micrófono y evites a toda costa el altavoz y el micrófono de tu computadora. Sitúalo frente a ti para que ruidos externos como niños jugando, ladridos de perros o la grabación del camión que compra colchones, refrigeradores, estufas, lavadoras, etcétera, no se alcancen a escuchar tanto.

Si te encuentras rodeado de tu familia, pon una nota sobre la puerta que indique que estás en medio de una junta-Otro consejo nos lo da Oded Gal, director de la plataforma para videollamadas Zoom, sugiere que para las reuniones más grandes pidas a los participantes que silencien sus micrófonos. 

Si quieres participar sin interrumpir o ausentarte de la junta para ir al sanitario, prueba levantando la mano, envía un mensaje por privado o utiliza un papel que indique que necesitas tomarte un descanso.

5. Interactúa como normalmente lo haces

Por ningún motivo debes parecer desinteresado: necesitas mantener el contacto visual con tus compañeros para generar confianza y que vean que son importantes para ti, así que no te enfoques en mirar a la cámara solamente.

En momentos clave en donde todos los ojos estén puestos en ti, entonces y solo entonces mira a la cámara fijamente como recomienda Sally French, reportera del MarketWatch en San Francisco.

Si necesitas tomar notas durante la conferencia, evita teclear, pues esto podría interpretarse como una falta de atención a la reunión y al tema en cuestión. Si es muy necesario, entonces oprime el botón de silencio para que evites distracciones con tus compañeros a causa del tecleo. De hecho, mejor vuelve al método antiguo y utiliza una libreta.

6. Por favor, no comas frente a la cámara

Así como nunca llevarías tu sándwich a la sala de reuniones, tampoco lo hagas durante la reunión virtual. Sabemos que los demás no podrán oler tu comida (la tecnología no ha llegado a tanto), pero aunque no puedan olerla, les será muy fácil distraerse, además nadie luce bien cuando come.

Si eres quien dirige la reunión, busca un horario que no intervenga con el de la comida. Si la reunión se alarga, tómate unos momentos de descanso para que todos coman tranquilamente. Ahora que si por error dejaste tu comida frente a la cámara por favor, apaga la cámara.

Las videollamadas llegaron para quedarse, así que es mejor sacar el mejor provecho de ellas y perderles el miedo. Ahora que ya conoces las reglas de oro para lograr una reunión virtual exitosa, no olvides enviarle esta nota a tus compañeros y a quien lo necesite.

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17 abril, 2020
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