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¿Qué es un protocolo familiar y cómo puede salvar tu empresa?

salva tu empresa
5 marzo, 2018

Sí, hay un método para enderezar tu negocio familiar sin restarle autenticidad. Ocurre que nadie te lo había explicado de forma simple.


Para evitar la desaparición de una empresa familiar o tratar de asegurar su continuidad, los dueños tarde o temprano tienen que institucionalizar o profesionalizar el negocio. Los retos que enfrentan parecen insuperables: desorganización, diferencias familiares o el deseo de imponer a un sucesor que no es el adecuado.

El doctor Juan Manuel San Martín Reyna, director de la división de Consultoría de la Universidad de Las Américas Puebla (llámala UDLAP Consultores) explica que la profesionalización tiene diferentes pasos que dependen de las características de cada empresa e implican estructuración organizacional, reglas o un protocolo para evitar problemas familiares y la implementación de mecanismos de gobierno corporativo.

Un caso de éxito descrito por el especialista fue el de un empresario que tenía “una cantidad brutal de negocios” (constructoras, hoteles, gasolineras, escuelas, entre otros). La empresa no estaba estructurada de manera adecuada y a pesar de que estaba creciendo tenía mucha rotación de personal y fugas de dinero.

En este caso UDLAP Consultores creó una empresa controladora, o holding, asesoró el nombramiento de un director general, diseñó la estructura para que las unidades de negocio salieran de esta compañía, designó un director por cada negocio y se crearon los consejos de administración –para rendir cuentas– y familiar –para mediar las cosas en cuanto a la relación familia-empresa.

Ni modo: hay que ser un control freak

Tal cual: para realizar el proceso de profesionalización, las empresas deben tener estructura organizacional, lo que implica organigrama, cadena de mando, definición de puestos, manuales y procesos.

Sin embargo, aunque parece obvio, lo primero que se debe tener para iniciar un proceso de este tipo es el deseo de los accionistas para implementar los cambios. “Hay muchas familias que después de que nos contratan, les diseñamos toda la estructura, hacemos entrevistas, redactamos protocolos familiares y otros procesos, a final de cuentas guardan todo en el cajón”, dice San Martín.

Esto se debe a que el patriarca, que tiene 30 años haciendo las cosas de la misma manera, no quiere cambiar. Surge un choque generacional porque regularmente los que se acercan a pedir asesoría son las segundas generaciones, los hijos de los fundadores, quienes inician el proceso para calmarlos y no porque estén convencidos.

Tarea monumental: conciliar intereses en familia

Un claro caso de éxito que necesitó, también, de fortuna, es el de una empresa llamada Fábrica de Andamios de Seguridad. Los fundadores estuvieron de acuerdo con la profesionalización de la empresa, por lo que aceptaron la asesoría y dieron paso al proceso de institucionalización. La asesoría, que corrió a cargo de la UDLAP, arrancó con entrevistas a los padres, a cada uno de los hijos por separado y a algunos directivos, que no son familiares, para tener un panorama completo de la empresa.

Los especialistas analizaron la situación de la compañía, diseñaron un plan de acción para que el deseo de los papás de Julio César se cumpliera (que la propiedad del negocio quedara en la familia y el sucesor fuera su hijo menor), y elaboraron un borrador del protocolo, respetando los deseos de los familiares.

Problema específico: las empresas familiares tienden a mezclar la problemática familiar con la empresarial, por lo que recomienda, para iniciar el proceso de institucionalización, la creación de un pequeño comité que salga del espacio del trabajo y de la familia, y lleve una agenda puntual con los temas que quieran tratar.

Tragar el orgullo

En un protocolo familiar lo primero que se define son los fundamentos, en los que se expone la misión, visión y valores de la empresa –y a la vez de la familia–, explica el doctor Imanol Belausteguigoitia Rius, director del Centro de Desarrollo de la Empresa Familiar (Cedef), del Instituto Tecnológico Autónomo de México (ITAM).

En esta etapa se puede incluir una breve historia de la familia y de la empresa, que exponga los esfuerzos que tuvieron que hacerse para llegar al éxito que se tiene y fomentar amor hacia la compañía.

Una segunda puede versar sobre el empleo formal para la familia, donde se detallan políticas para designar a futuros líderes, los requisitos que deben cumplir los familiares para poder trabajar en la empresa, y los beneficios y compensaciones que pueden tener.

El tercer apartado puede ser el de la propiedad, integrado por políticas de compra, venta y transferencia de acciones, responsabilidades y derechos de los accionistas, políticas de dividendos…

Uno de los temas más difíciles de tratar en su protocolo familiar fue el de los familiares políticos, porque algunos querían que se estipulara que los esposos o esposas pudieran trabajar al mismo tiempo que los hijos e hijas de los fundadores. Finalmente se decidieron por una suerte de punto medio: no pueden trabajar en el negocio si el esposo o la esposa está trabajando. La razón de ser de este tipo de políticas no es ningún misterio: evitar conflictos de interés.

Ojo: el protocolo familiar no es un documento que funcione legalmente, es algo que la familia firma y tiene el compromiso moral de cumplir, pero se legaliza a través de los estatutos del acta constitutiva.

Bien, ahí está tu punto de partida. Lánzate y buena suerte.

5 marzo, 2018
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