Tipos de nómina: ¿Cuáles son y qué ventajas tienen?

Las nóminas son documentos analíticos y de carácter administrativo que detallan las percepciones y deducciones de uno o varios empleados, en un periodo determinado, que integran una empresa.

Este documento sirve para reflejar el pago de sueldos, salarios y prestaciones a los colaboradores, así como las deducciones correspondientes.

Entre las cosas que se presentan en una nómina están:

• Puesto de trabajo: El cargo que desempeña el trabajador
• Sueldos y salarios: Son las cantidades que se les pagan a los colaboradores y es asignada de acuerdo al desempeño de un cargo o servicio profesional
• Percepciones: Son los conceptos por los que se le está pagando al trabajador. Pueden ser el trabajo normal, horas extra, prestaciones, vacaciones, entre otros
• Deducciones: Son los conceptos que se le descuentan al trabajador de su salario. Pueden ser el Impuesto Sobre la Renta (ISR), el Seguro Social (IMSS), Infonavit, Afore, entre otros

Además, la nómina es un documento importante porque registra y permite llevar el control de pagos, el registro de todos los conceptos de percepción y descuentos en un periodo de tiempo determinado.

¿Cuáles son los tipos de nómina?

En México, existen dos tipos de nóminas:

Nóminas por tiempo

Periodicidad con la que pagan las empresas a sus colaboradores.

Las nóminas por periodicidad son las que dependen del tiempo en el que se paga el salario y se dividen en cuatro tipos:

• Semanal: Es el periodo de pago por 7 días
• Catorcenal: Cubre un periodo de trabajo de 14 días
• Quincenal: Esta nómina es calculada por un lapso de 15 días
• Mensual: Incluye un periodo de 30 días, y en su caso se hará el ajuste correspondiente cuando la nómina se calcule por 28, 29 o 31 días

Cuando se habla de nóminas por tiempo, las más comunes son la quincenal y mensual.

Nóminas por puesto de trabajo

Tipo de personal con el que cuenta la empresa u organización.

Las nóminas por puesto de trabajo son aquellas que cambian dependiendo del cargo y se dividen en:

Las empresas de acuerdo a sus requerimientos también podrán generar, implementar y elegir otros tipos de nómina: como las prorrateadas, las de baja por enfermedad o las de horas extras.

Cada una de estas nóminas tiene cotizaciones y cálculos que se elaboran de manera distinta, es necesario ir a las resoluciones de la ley fiscal para saber exactamente cómo proceder en cada uno de los casos.

Clasificación de la nómina

En México no todas las empresas operan bajo el mismo sistema, ni todos los empleados son contratados bajo las mismas condiciones. Es por eso que el departamento de recursos humanos clasifica las nóminas:

Por el tipo de percepción

De acuerdo al tipo de pago que se le está haciendo al trabajador, la nómina en cuestión puede ser considerada como:

• Ordinaria: Se consideran pagos ordinarios todos aquellos que se realizan con cierta periodicidad, pudiendo ser pagos diarios, semanales, quincenales, o incluso por obra o por comisión
• Extraordinaria: Se consideran así todos aquellos pagos que no se realizarán de forma periódica o habitual, como pueden ser los pagos por separación, el aguinaldo o los bonos de desempeño

Por el tipo de contrato

Existen distintas formas de contratar a los empleados, por ello, el personal de recursos humanos debe de clasificar la nómina con base en esta consideración.

Las formas más comunes de contratación son:

• Obra determinada: Puede únicamente estipularse cuando lo exija su naturaleza
• Tiempo indeterminado: Todos los contratos deben de ser de tiempo indeterminado, salvo que la naturaleza del trabajo lo requiera, es decir, que sea por obra o tiempo determinado
• Tiempo determinado: Puede estipularse únicamente cuando lo exija la naturaleza, cuando tenga el objeto de sustituir temporalmente a un trabajador. Si vencido el término subsiste la materia del trabajo, la relación se prorroga por todo el tiempo que perdure dicha circunstancia

¿Qué percepciones se incluyen en la nómina?

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) contempla un listado de 34 posibles percepciones que deben de ser consideradas en los recibos de nómina, dependiendo de cada empleado.

Entre los más comunes, se destacan los siguientes:

• 001 – Sueldos, salarios, rayas y jornales
• 002 – Gratificación anual o aguinaldo
• 003 – Participación de los trabajadores en las utilidades
• 005 – Fondo de Ahorro
• 010 – Premios de Puntualidad
• 019 – Horas extras
• 020 – Prima dominical
• 021 – Prima vacacional
• 027 – Cuotas de seguridad social pagadas por el patrón
• 029 – 032 – Vales de despensa, restaurante, gasolina y ropa respectivamente
• 038 – Otros ingresos por salarios

¿Cuáles son las deducciones que se pueden realizar a la nómina?

Del mismo modo, se puede encontrar un listado con 66 posibles deducciones a realizar en la nómina de empleados bajo el régimen de «sueldos y salarios», siendo los más comunes los siguientes:

• 002 – ISR
• 006 – Descuento por incapacidad
• 020 – Ausentismo
• 031 – Ajuste en contribuciones a cargo del trabajador pagadas por el patrón
• 035 – Ajuste en cuotas sindicales pagadas por el patrón
• 052 – Ajuste en cuotas de seguridad social pagadas por el patrón
• 101 – ISR retenido del ejercicio anterior

Sin embargo, en México existen diversas modalidades en que las empresas pueden pagar el salario a sus colaboradores, tales como: asimilados a salarios, pago por honorarios o pago de nómina mixto. 

Con estos esquemas de pago las empresas pueden mejorar el ingreso neto que brindan a sus colaboradores y estructurar de forma eficiente su estrategia fiscal, significando beneficios para ambos.

¿Cuáles son las ventajas de la nómina?

Las nóminas son la prueba de que las leyes de trabajo y las obligaciones fiscales están siendo cumplidas. Una empresa saludable es aquella que evoca a la transparencia administrativa, y la nómina, con todos sus conceptos, se convierte en el espacio propicio para demostrarlo.

La empresa se ahorrará cualquier tipo de queja con respecto a los montos salariales y sanciones por parte del SAT si las nóminas están elaboradas correctamente, estando al día con todos las reglas de ley establecidas en las resoluciones fiscales.

También es una manera de mantener y controlar el orden de los recursos y la administración de los mismos, ya que la empresa tendrá cada detalle de las tracciones referentes al pago de sus trabajadores, permitiéndose corregir cualquier error o desvío de recursos.

¿Puede una empresa en México no usar nóminas?

No, ya que según la Ley Federal del Trabajo, artículo 804, los patrones deben de llevar un registro de los pagos de los salarios, los cuales se presentan en la nómina.

Además, la nómina es necesaria para inscribir a un trabajador en el Seguro Social, según el artículo 15 de la Ley del Seguro Social. Esto, porque deben de validarse los salarios recibidos y los días trabajados.